Omgaan met informatie

De Provincie heeft veel informatie waarvoor buitenstaanders belangstelling hebben. Als uitgangspunt kun je hanteren dat er op een open en pro-actieve manier wordt omgegaan met het verstrekken van informatie. Maar niet alle informatie is geschikt om naar buiten te brengen. De informatie kan bijvoorbeeld van vertrouwelijke aard zijn. En vertrouwelijke gegevens waarvan je als medewerker op de hoogte bent, behandel je ook vertrouwelijk. Dan maakt het niet uit of deze informatie staat in vertrouwelijke stukken of dat je dit in een vergadering hebt gehoord.
Uiteindelijk ben je zelf verantwoordelijk voor wat je zegt of doet. Denk daarom altijd even na voordat je provinciale informatie aan derden geeft. Als je twijfelt, overleg dan met je leidinggevende.

Perscontacten
Voor contacten met de pers geldt de afspraak dat deze altijd lopen via de afdeling Communicatie. Ook als je onverwacht benaderd wordt door een journalist, moet je doorverwijzen naar de afdeling Communicatie. Dit betekent niet dat Communicatie altijd het woord voert, integendeel. Het kan zelfs zo zijn dat er alsnog een beroep op je wordt gedaan. Maar dat gebeurt altijd in overleg. De afspraken hierover staan in een persprotocol.

Wet openbaarheid van bestuur
Heel veel informatie die we binnen de Provincie hebben, is openbaar en moet dus ter beschikking worden gesteld aan degene die daarom vraagt. Dat is geregeld in de Wet openbaarheid van bestuur (kortweg de Wob). Uitgangspunt in de wet is: "alle informatie over een bestuurlijke aangelegenheid, die is vastgelegd in documenten, is openbaar tenzij…". En dat 'tenzij' slaat op de verschillende, in de wet beschreven redenen waarom besloten kan worden dat iets niet openbaar is. Als je van mening bent dat iets niet openbaar is, dan moet je dat dus goed kunnen motiveren.
De Wet openbaarheid van bestuur beschrijft hoe je moet omgaan met verzoeken om informatie (zogenaamde Wob-verzoeken). Een Wob-verzoek hoeft niet op schrift te staan. Iemand kan ook per e-mail of telefonisch een Wob-verzoek doen. De reden waarom iemand iets opvraagt is niet relevant. Dat kan zelfs gewoon uit nieuwsgierigheid zijn. Let erop dat de termijnen waarbinnen je de informatie ter beschikking moet stellen, heel kort zijn.

Overleg altijd met je leidinggevende over een Wob-verzoek. Je afdelingshoofd mag in principe namens het college van Gedeputeerde Staten beslissen of een verzoek wordt gehonoreerd, behalve:
bij gehele of gedeeltelijke weigering van een Wob-verzoek
in situaties waarbij een belanghebbende bedenkingen heeft bij het verstrekken van de gevraagde informatie en
bij politiek gevoelige zaken. Tot deze laatste categorie behoren meestal ook de verzoeken van de pers. Als een verzoek wordt gehonoreerd hoef je dit niet schriftelijk te doen, dat kan ook mondeling. Maar als een Wob-verzoek wordt afgewezen, dan moet je dit wel altijd schriftelijk doen.